POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1.  Introducción:

Con fundamento en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, que consagra el derecho de todas las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido en las bases de datos y archivos de entidades públicas y privadas, y en el artículo 20 de la misma Carta Política que establece el derecho a la información, que conlleva el derecho a acceder, consultar, rectificar o eliminar su información; se hace necesario establecer para LEGALAW la implementación de la presente política que consiste en la responsabilidad que le asiste en la materia.

2. Objetivo:

El objetivo de nuestra política es garantizar la protección y el respeto de los datos personales de nuestros clientes, proveedores, empleados y socios, comprometiéndonos a dar un tratamiento adecuado y conforme a la ley de los datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos, estableciendo los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y disposición en general de los datos personales tratados por LEGALAW

3. Destinatarios

Esta política está dirigida a los clientes de LEGALAW, para que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente frente al tratamiento y fines aplicables a la información que se encuentren en las bases de datos, así como los derechos que tienen como titulares y que podrán ejercer en cualquier momento ante LEGALAW cuando este tenga la responsabilidad del tratamiento de los mismos.

4. Responsable del tratamiento de los datos personales:

Nombre: LEGALAW

Teléfonos: 3102504296

Correo electrónico: asesorias@legalaw.co

5. Obligaciones del responsable del tratamiento de los datos personales:

LEGALAW es el responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en las bases de información de la compañía, por tiene la obligación de garantizar que esta información sea tratada de manera lícita, leal y transparente conforme las finalidades y especificaciones que deben ser previamente informadas al titular de la información.

6. Vigencia de las bases de datos

LEGALAW aplicará lo contenido en el presente documento a las bases de datos durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades mencionadas en las respectivas autorizaciones otorgada por los titulares y mientras sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales y/o contractuales.

7. Definiciones

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Fuente de información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de la información, el que a su vez los entregará a usuario final.
• Operador de información: Es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en conocimiento de los usuarios.
• Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

8. Tratamiento y finalidad:

El tratamiento que realizará LEGALAW, o a quién represente sus derechos u ostente en el futuro la calidad de acreedor, con la información personal que se encuentre en sus bases de datos, será para la recolección, almacenamiento, uso y circulación en los casos aplicables y que tendrán como finalidad lo siguiente:

• Utilizar los datos personales para ofrecer, gestionar y ejecutar los servicios legales solicitados por el usuario, como consultas, asesoramiento, y representación legal.
• Realizar la gestión administrativa relacionada con los servicios ofrecidos, incluyendo la facturación, cobro y seguimiento de pagos, así como la gestión de contratos.
• Contactar al usuario por medios electrónicos o físicos con fines informativos sobre el progreso de los servicios solicitados, notificaciones legales, o cualquier aspecto relacionado con su solicitud.
• Enviar información relacionada con servicios adicionales o productos relacionados con el ámbito legal, boletines informativos, actualizaciones legales o promociones, siempre que el usuario haya otorgado su consentimiento explícito.
• Utilizar los datos personales para cumplir con cualquier obligación legal o normativa aplicable, incluidas las relacionadas con la prevención de fraude, la fiscalidad, y la auditoría.
• Realizar análisis estadísticos y estudios sobre el uso de la página web y los servicios ofrecidos para mejorar la calidad y personalización de los mismos.
• Utilizar los datos para proteger los derechos e intereses de la página web, el usuario y terceros, en casos de disputas o para defender posibles reclamaciones legales.
• Recopilar y analizar datos personales para prevenir fraudes o actividades ilícitas en la utilización de los servicios ofrecidos.
• Recoger datos con fines de análisis y mejora de la experiencia del usuario en el sitio web, lo que incluye la personalización de contenido y funcionalidades.
• En caso de que sea necesario, compartir los datos con otros profesionales del ámbito legal o entidades relacionadas con los servicios, siempre dentro del marco de las finalidades establecidas y conforme a las normativas aplicables.

9. Derechos de los titulares de la información:

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que haya sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
• Ser informado por el Responsable y Encargado del tratamiento de los datos personales, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento.
• Revocar la autorización y/o solicitas la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlo.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.

Los derechos mencionados podrán ser ejercidos por:

• El titular de la información, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que se le ponga a disposición.
• Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
• El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
• Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

10. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. h. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
• Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
• Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
• Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
• Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
• Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
• Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio s. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
• Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

11. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos:

Los canales para atender las consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de datos son al correo electrónico asesorias@legalaw.co o­­­ al número celular 3102504296. Se dará trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos de la siguiente manera:

1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular, con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales se garantiza:

• Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
• Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
• En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
• Las consultas podrán formularse al correo asesorias@legalaw.co.

1. Reclamos: El Titular o los causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LEGALAW al correo electrónico asesorias@legalaw.co con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos 2 meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de 2 días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a 2 días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de 15 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

• Peticiones de actualización y/o rectificación:

LEGALAW rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta que el titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico asesorias@legalaw.co o en medio físico, indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.

1. Petición de supresión de datos:

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a LEGALAW la supresión de sus datos personales en las bases de datos en cualquiera de los siguientes eventos:

• Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
• Los datos hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron solicitados.
• Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron solicitados.

12. Requisitos mínimos para el ejercicio del derecho de Habeas Data:

En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, los requisitos mínimos que se deben informar para la radicación y atención de solicitudes son los siguientes:

• Nombre completo y apellidos
• Datos de contacto
• Medios para recibir respuesta a la solicitud
• Motivo(s) o hecho(s) que dan lugar al reclamo con breve descripción del derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)
• Firma y número de identificación

Es importante mencionar que el titular al que se deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

13. Modificación y/o actualización de la política de protección de datos y manejo de información

Cualquier cambio sustancial en la presente política se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de carteleras, códigos QR o página web de LEGALAW